Khi thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi. Công ty TNHH Đại lý Hải quan Đông Phương chia sẻ hướng dẫn chi tiết về hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu theo quy định hiện hành, giúp doanh nghiệp nắm rõ các chứng từ cần chuẩn bị và những lưu ý trong quá trình làm thủ tục.
Vậy hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu gồm những gì? Những chứng từ nào bắt buộc và những giấy tờ nào chỉ cần bổ sung trong từng trường hợp cụ thể? Hãy cùng Đông Phương tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Theo Điều 16 của văn bản quy định về thủ tục hải quan được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 121/2025/TT-BTC, hồ sơ hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu bao gồm các chứng từ cơ bản và những giấy tờ bổ sung tùy theo từng trường hợp cụ thể. Đông Phương tổng hợp các nội dung quan trọng dưới đây để doanh nghiệp thuận tiện tham khảo.
1. Hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu gồm những gì?
Theo khoản 2 Điều 16, hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu gồm các chứng từ sau đây, tùy thuộc vào đặc điểm hàng hóa và yêu cầu quản lý có liên quan.
1.1. Tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan là chứng từ quan trọng trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu. Người khai hải quan có trách nhiệm khai đầy đủ, chính xác các thông tin theo quy định, bao gồm thông tin về người nhập khẩu, người xuất khẩu, tên hàng, mã số hàng hóa, số lượng, trị giá và các nội dung liên quan.
Thông tin trên tờ khai cần thống nhất với các chứng từ của lô hàng để phục vụ việc kiểm tra hồ sơ và xác định nghĩa vụ thuế.
1.2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương được sử dụng trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán.
Một số trường hợp đặc biệt được quy định không phải nộp hóa đơn thương mại, gồm:
- Hàng hóa nhập khẩu để thực hiện hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài.
- Hàng hóa nhập khẩu không có hóa đơn và người mua không phải thanh toán cho người bán.
Ngoài ra, nếu chủ hàng mua hàng từ người bán tại Việt Nam nhưng được người bán chỉ định nhận hàng từ nước ngoài, cơ quan hải quan chấp nhận hóa đơn thương mại do người bán tại Việt Nam phát hành cho chủ hàng theo quy định tại Điều 16.
1.3. Vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương
Vận đơn (Bill of Lading đối với đường biển, Air Waybill đối với đường hàng không) hoặc chứng từ vận tải có giá trị tương đương được sử dụng đối với hàng hóa vận chuyển bằng các phương thức thuộc trường hợp quy định.
Chứng từ vận tải cần thể hiện các thông tin cơ bản như:
- Tên và địa chỉ người gửi hàng, người nhận hàng.
- Tên hàng, số lượng và trọng lượng.
- Địa điểm xếp hàng, địa điểm dỡ hàng.
- Số hiệu phương tiện vận chuyển.
- Tên người vận chuyển, thời gian và địa điểm phát hành chứng từ.
Theo Điều 16, yêu cầu nộp vận đơn có các trường hợp ngoại lệ, chẳng hạn hàng nhập khẩu qua cửa khẩu biên giới đường bộ, hàng gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc chuyển phát nhanh, hàng hóa mua bán giữa khu phi thuế quan và nội địa, hoặc hàng nhập khẩu do người nhập cảnh mang theo hành lý.
Đối với hàng nhập khẩu phục vụ hoạt động thăm dò, khai thác dầu khí vận chuyển trên tàu dịch vụ không phải tàu thương mại, bản khai hàng hóa (Cargo Manifest) được nộp thay cho vận đơn.
1.4. Giấy phép nhập khẩu
Đối với hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép, doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy phép nhập khẩu hoặc văn bản cho phép nhập khẩu do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định pháp luật.
Tùy từng mặt hàng và cơ chế quản lý, hồ sơ có thể cần giấy phép nhập khẩu theo hạn ngạch hoặc văn bản thông báo giao quyền sử dụng hạn ngạch thuế quan nhập khẩu.
Doanh nghiệp nên xác định chính sách quản lý mặt hàng trước khi nhập khẩu để chuẩn bị đúng loại giấy phép, tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình thông quan.
1.5. Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành
Đối với hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, người nhập khẩu cần chuẩn bị giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành theo quy định.
Tùy mặt hàng, yêu cầu quản lý có thể liên quan đến kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm hoặc các yêu cầu chuyên ngành khác. Không phải tất cả hàng nhập khẩu đều phải có cùng một loại chứng từ; doanh nghiệp cần xác định đúng yêu cầu áp dụng cho mặt hàng thực tế.
1.6. Chứng từ chứng minh đủ điều kiện nhập khẩu
Đối với trường hợp pháp luật về đầu tư quy định tổ chức, cá nhân phải đáp ứng điều kiện nhập khẩu hàng hóa, người khai hải quan cần có chứng từ chứng minh đáp ứng điều kiện tương ứng.
Việc chuẩn bị chứng từ này phụ thuộc vào tư cách của doanh nghiệp, quyền nhập khẩu và quy định áp dụng đối với hàng hóa.
1.7. Tờ khai trị giá hải quan
Người khai hải quan thực hiện khai tờ khai trị giá theo mẫu và gửi đến Hệ thống dưới dạng dữ liệu điện tử hoặc nộp 02 bản chính trong trường hợp khai trên tờ khai hải quan giấy, đối với các trường hợp thuộc diện phải khai trị giá.
Các trường hợp phải khai và mẫu tờ khai trị giá được thực hiện theo quy định về trị giá hải quan. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện áp dụng trước khi chuẩn bị chứng từ này.
1.8. Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa được chuẩn bị theo quy định về xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trong trường hợp phải nộp chứng từ xuất xứ.
Tùy trường hợp, chứng từ xuất xứ có thể được sử dụng để chứng minh nguồn gốc hàng hóa và làm căn cứ xem xét áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt khi đáp ứng đầy đủ điều kiện tương ứng.
Doanh nghiệp nên kiểm tra quy định về xuất xứ, mẫu chứng từ và điều kiện hưởng ưu đãi trước khi đề nghị áp dụng mức thuế phù hợp.
1.9. Danh mục máy móc, thiết bị nhập khẩu và Phiếu theo dõi trừ lùi
Đối với trường hợp phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc các Chương 84, 85 và 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam, cũng như máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời thuộc trường hợp quy định, hồ sơ cần có danh mục máy móc, thiết bị nhập khẩu kèm Phiếu theo dõi trừ lùi.
Chứng từ này chỉ áp dụng cho các trường hợp tương ứng, không phải thành phần bắt buộc của mọi bộ hồ sơ nhập khẩu.
1.10. Hợp đồng ủy thác nhập khẩu
Đối với trường hợp nhập khẩu ủy thác hàng hóa thuộc diện phải có các chứng từ quy định về giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành hoặc điều kiện nhập khẩu, người khai hải quan cần nộp hợp đồng ủy thác theo quy định.
Doanh nghiệp nên xác định rõ hình thức nhập khẩu và trách nhiệm của các bên để chuẩn bị chứng từ phù hợp.
1.11. Chứng từ liên quan đến quyền nhập khẩu của thương nhân nước ngoài và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Một số trường hợp có yêu cầu hồ sơ riêng, bao gồm:
- Thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam thực hiện quyền nhập khẩu: Chuẩn bị Giấy chứng nhận đăng ký quyền xuất khẩu, nhập khẩu do Bộ Công Thương cấp theo quy định tại Điều 16.
- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện quyền nhập khẩu: Chuẩn bị Giấy chứng nhận đầu tư về hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan đến mua bán hàng hóa có đăng ký quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu; trường hợp không phải cấp Giấy chứng nhận đầu tư thì nộp chứng từ tương đương.
Đối với các chứng từ thuộc hai trường hợp trên, nếu thực hiện thủ tục hải quan tại cùng một cơ quan hải quan, người khai chỉ phải nộp lần đầu theo quy định. Người khai cũng cần khai thông tin tương ứng tại ô “Số giấy phép” trên tờ khai hải quan điện tử theo hướng dẫn tại Điều 16.
2. Có phải lô hàng nhập khẩu nào cũng cần tất cả chứng từ trên?
Không. Thành phần hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu phụ thuộc vào loại hàng, phương thức vận chuyển, hình thức giao dịch và các yêu cầu quản lý chuyên ngành có liên quan.
Doanh nghiệp có thể tham khảo bảng tổng hợp sau:
| Chứng từ | Trường hợp áp dụng |
|---|---|
| Tờ khai hải quan | Chứng từ cơ bản của hồ sơ nhập khẩu |
| Hóa đơn thương mại | Trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán, trừ các ngoại lệ được quy định |
| Vận đơn/chứng từ vận tải | Theo phương thức vận chuyển và các trường hợp quy định tại Điều 16 |
| Giấy phép nhập khẩu | Khi hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép |
| Chứng từ kiểm tra chuyên ngành | Khi hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành |
| Chứng từ chứng minh đủ điều kiện nhập khẩu | Khi pháp luật yêu cầu |
| Tờ khai trị giá | Khi thuộc trường hợp phải khai trị giá |
| C/O | Khi thuộc trường hợp phải nộp chứng từ chứng nhận xuất xứ |
| Danh mục máy móc và Phiếu theo dõi trừ lùi | Khi thuộc trường hợp phân loại máy móc, thiết bị được quy định |
| Hợp đồng ủy thác | Khi nhập khẩu ủy thác thuộc trường hợp phải nộp |
| Chứng từ về quyền nhập khẩu | Khi thuộc trường hợp áp dụng cho thương nhân nước ngoài hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài |
Bảng trên giúp doanh nghiệp nhận diện các nhóm chứng từ chính. Khi thực hiện một lô hàng cụ thể, cần đối chiếu đầy đủ quy định pháp luật liên quan để xác định chính xác hồ sơ phải nộp hoặc xuất trình.
3. Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu
Để hạn chế sai sót trong quá trình khai báo, doanh nghiệp nên lưu ý các nội dung sau:
Thứ nhất, kiểm tra tính thống nhất của chứng từ. Tên hàng, số lượng, trọng lượng, thông tin người gửi và người nhận cần được đối chiếu giữa tờ khai, hóa đơn thương mại, vận đơn và các chứng từ liên quan.
Thứ hai, xác định chính sách mặt hàng trước khi nhập khẩu. Doanh nghiệp cần kiểm tra hàng hóa có thuộc diện xin giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc đáp ứng điều kiện nhập khẩu hay không.
Thứ ba, rà soát trị giá và xuất xứ hàng hóa. Việc xác định trị giá hải quan, mã số hàng hóa và chứng từ xuất xứ cần căn cứ vào hồ sơ thực tế cùng các quy định tương ứng.
Thứ tư, chuẩn bị chứng từ theo đúng hình thức giao dịch. Nếu nhập khẩu ủy thác, nhập khẩu máy móc thuộc trường hợp đặc thù hoặc thực hiện quyền nhập khẩu theo quy định riêng, doanh nghiệp cần kiểm tra các chứng từ bổ sung có liên quan.
Thứ năm, lưu giữ hồ sơ theo quy định. Điều 16a quy định về việc lưu giữ hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Doanh nghiệp cần lưu giữ các chứng từ thuộc diện phải lưu và xuất trình khi cơ quan hải quan kiểm tra theo quy định pháp luật.
4. Căn cứ pháp lý về hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu
Nội dung về hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu được tổng hợp theo Điều 16 và Điều 16a của văn bản quy định thủ tục hải quan, trong đó có các nội dung được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 121/2025/TT-BTC.
Doanh nghiệp nên tham khảo toàn văn văn bản pháp luật và các quy định chuyên ngành áp dụng cho từng mặt hàng để xác định thành phần hồ sơ chính xác tại thời điểm làm thủ tục.
Có thể tra cứu văn bản tại Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.
5. Dịch vụ hỗ trợ thủ tục hải quan tại Đông Phương
Việc chuẩn bị hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu cần được thực hiện dựa trên đặc điểm lô hàng, loại hình nhập khẩu và các yêu cầu pháp lý có liên quan. Rà soát chứng từ trước khi khai báo giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình thực hiện thủ tục.
Công ty TNHH Đại lý Hải quan Đông Phương hỗ trợ doanh nghiệp trong các công việc liên quan đến thủ tục hải quan, khai báo hải quan và xử lý chứng từ xuất nhập khẩu theo nhu cầu thực tế.
Doanh nghiệp cần tư vấn về hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu có thể liên hệ Đông Phương để trao đổi về loại hàng, chứng từ hiện có và các yêu cầu cần kiểm tra trước khi thực hiện thủ tục.
- Hotline: 0932.220.339
- Email: tony@dongphuong.vn
- Website: https://dongphuong.vn/
Lưu ý: Bài viết mang tính chất tham khảo. Thành phần hồ sơ thực tế cần được xác định theo quy định pháp luật hiện hành và đặc điểm cụ thể của từng lô hàng.
Để tìm hiểu thêm về các loại chứng từ cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết Hồ sơ hải quan hàng xuất khẩu và tìm hiểu thêm về dịch vụ khai báo hải quan tại Đông Phương Logistics.
