Trong hoạt động xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có thể phát sinh trường hợp hàng hóa bị tổn thất cần đề nghị giảm thuế hoặc hàng hóa xuất khẩu phải tái nhập, hàng hóa nhập khẩu phải tái xuất thuộc trường hợp được xem xét không thu thuế theo quy định.
Để thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp áp dụng và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan tương ứng. Việc thiếu chứng từ hoặc sử dụng hồ sơ chưa phù hợp có thể khiến quá trình xử lý kéo dài.
Vậy hồ sơ giảm thuế, không thu thuế hải quan gồm những gì? Theo quy định được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC, thành phần hồ sơ được phân chia theo từng trường hợp cụ thể. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các loại giấy tờ cần chuẩn bị và những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục.
1. Căn cứ pháp lý về hồ sơ giảm thuế không thu thuế hải quan
Căn cứ pháp lý cần tham khảo gồm:
- Thông tư 38/2015/TT-BTC quy định về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan và các nội dung liên quan.
- Thông tư 121/2025/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của các thông tư quy định về thủ tục hải quan, thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
- Nghị định 134/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 18/2021/NĐ-CP đối với các trường hợp được viện dẫn dưới đây.
Thông tư 121/2025/TT-BTC được ban hành ngày 18/12/2025 và có hiệu lực từ ngày 01/02/2026. Theo khoản 4 Điều 1 Thông tư này, khoản 5 và khoản 6 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung về hồ sơ hải quan đối với trường hợp giảm thuế và không thu thuế.
Nguồn tra cứu văn bản: Thông tư 121/2025/TT-BTC trên Cổng thông tin văn bản Chính phủ.
2. Hồ sơ hải quan đối với trường hợp giảm thuế
Theo khoản 5 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC, hồ sơ hải quan đối với trường hợp giảm thuế gồm các chứng từ sau:
2.1. Công văn đề nghị giảm thuế
Doanh nghiệp chuẩn bị công văn đề nghị giảm thuế để trình bày nội dung đề nghị và thông tin liên quan đến hàng hóa bị tổn thất.
Nội dung công văn cần phù hợp với tình trạng thực tế của hàng hóa và các chứng từ chứng minh đi kèm.
2.2. Hợp đồng bảo hiểm và chứng từ bồi thường
Hồ sơ gồm các chứng từ liên quan đến bảo hiểm và bồi thường, tùy trường hợp phát sinh:
- Hợp đồng bảo hiểm hàng hóa.
- Thông báo trả tiền bồi thường của tổ chức nhận bảo hiểm, nếu có.
- Xác nhận của tổ chức bảo hiểm trong trường hợp hợp đồng bảo hiểm không bao gồm nội dung bồi thường về thuế.
- Hợp đồng hoặc biên bản thỏa thuận đền bù của hãng vận tải đối với trường hợp tổn thất do hãng vận tải gây ra, nếu có.
Doanh nghiệp cần rà soát chứng từ bảo hiểm và bồi thường để xác định tài liệu nào phù hợp với tình huống thực tế.
2.3. Văn bản, biên bản xác nhận nguyên nhân thiệt hại
Hồ sơ gồm văn bản hoặc biên bản xác nhận nguyên nhân thiệt hại của cơ quan chức năng tại địa bàn nơi phát sinh thiệt hại.
Ví dụ, đối với trường hợp thiệt hại do cháy, tài liệu được quy định nêu biên bản xác nhận vụ cháy của cơ quan cảnh sát phòng cháy, chữa cháy tại địa phương nơi xảy ra vụ cháy.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị văn bản xác nhận phù hợp với nguyên nhân gây thiệt hại của hàng hóa.
2.4. Văn bản xác nhận của cơ quan, tổ chức có liên quan
Đối với trường hợp thiên tai, thảm họa, dịch bệnh hoặc tai nạn bất ngờ gây thiệt hại cho nguyên liệu, máy móc, thiết bị nhập khẩu, hồ sơ có văn bản xác nhận của một trong các cơ quan, tổ chức liên quan sau:
- Cơ quan Công an xã, phường.
- Ủy ban nhân dân xã, phường.
- Ban quản lý khu công nghiệp.
- Ban quản lý khu chế xuất.
- Ban quản lý khu kinh tế.
- Ban quản lý cửa khẩu.
- Cảng vụ hàng hải.
- Cảng vụ hàng không nơi xảy ra sự kiện.
Việc lựa chọn cơ quan xác nhận cần căn cứ vào địa điểm, nguyên nhân và tính chất của sự kiện gây thiệt hại.
2.5. Giấy chứng nhận giám định hàng hóa
Hồ sơ gồm giấy chứng nhận giám định do thương nhân kinh doanh dịch vụ giám định cấp, thể hiện:
- Số lượng hàng hóa bị mất mát; hoặc
- Tỷ lệ tổn thất thực tế của hàng hóa.
Thông tin trên giấy chứng nhận giám định cần phù hợp với hàng hóa và nội dung đề nghị giảm thuế.
Tóm lại: Hồ sơ giảm thuế tập trung vào công văn đề nghị và các chứng từ chứng minh nguyên nhân, mức độ tổn thất cũng như tài liệu bảo hiểm, bồi thường liên quan nếu có.
3. Hồ sơ không thu thuế nhập khẩu đối với hàng xuất khẩu phải tái nhập
Theo khoản 6(a) Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC, hồ sơ áp dụng đối với trường hợp không thu thuế nhập khẩu đối với hàng hóa xuất khẩu phải tái nhập theo Điều 33 Nghị định 134/2016/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 18/2021/NĐ-CP.
Thành phần hồ sơ gồm:
3.1. Công văn đề nghị không thu thuế
Doanh nghiệp chuẩn bị công văn đề nghị không thu thuế theo Mẫu số 36/ĐNKTT/NVTHQ tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư 38/2015/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung.
Trong công văn, doanh nghiệp cần trình bày rõ lý do hàng hóa phải nhập khẩu trở lại và thông tin liên quan đến trường hợp đề nghị không thu thuế.
3.2. Chứng từ thanh toán hàng hóa xuất khẩu
Đối với trường hợp hàng hóa xuất khẩu đã được thanh toán, hồ sơ gồm chứng từ thanh toán hàng hóa xuất khẩu.
Chứng từ cần liên quan đến giao dịch và lô hàng thực tế, phù hợp với thông tin trên hợp đồng và hóa đơn.
3.3. Hợp đồng xuất khẩu và hợp đồng ủy thác xuất khẩu
Hồ sơ gồm hợp đồng xuất khẩu. Trường hợp xuất khẩu theo hình thức ủy thác, chuẩn bị hợp đồng ủy thác xuất khẩu nếu có.
Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin hàng hóa trên hợp đồng để bảo đảm phù hợp với chứng từ của lô hàng tái nhập.
3.4. Hóa đơn thương mại hoặc hóa đơn của người xuất khẩu
Tùy trường hợp, doanh nghiệp chuẩn bị một trong các loại hóa đơn sau:
- Hàng xuất khẩu ra nước ngoài sau đó phải tái nhập: Hóa đơn thương mại theo hợp đồng xuất khẩu.
- Hàng xuất khẩu vào khu phi thuế quan sau đó phải tái nhập: Hóa đơn của người xuất khẩu theo quy định pháp luật về hóa đơn.
Doanh nghiệp cần xác định đúng hình thức xuất khẩu ban đầu để chuẩn bị loại hóa đơn tương ứng.
3.5. Chứng từ liên quan đến việc nhận lại hàng hóa
Đối với trường hợp hàng hóa phải nhập khẩu trở lại do khách hàng nước ngoài từ chối nhận hoặc không có người nhận theo thông báo của hãng vận tải, hồ sơ gồm chứng từ tương ứng như:
- Thông báo của khách hàng nước ngoài về việc nhận lại hàng hóa.
- Văn bản thỏa thuận với khách hàng nước ngoài về việc nhận lại hàng hóa.
- Văn bản thông báo của hãng vận tải về việc không có người nhận hàng, trong đó nêu rõ lý do, số lượng và chủng loại hàng hóa trả lại.
Trường hợp không phải nộp chứng từ này: Nếu hàng hóa phải tái nhập do lý do bất khả kháng hoặc người nộp thuế tự phát hiện hàng hóa có sai sót, tài liệu được quy định không yêu cầu văn bản nêu trên. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải nêu rõ lý do nhập khẩu hàng hóa trả lại trong công văn đề nghị không thu thuế.
3.6. Thông báo không giao được hàng của doanh nghiệp bưu chính hoặc chuyển phát nhanh quốc tế
Đối với hàng hóa do tổ chức, cá nhân ở Việt Nam gửi cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài thông qua dịch vụ bưu chính hoặc chuyển phát nhanh quốc tế nhưng không giao được cho người nhận và phải tái nhập, hồ sơ gồm văn bản thông báo của doanh nghiệp bưu chính hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế về việc không giao được hàng.
Chứng từ này áp dụng theo đúng tình huống được quy định, không phải yêu cầu chung cho mọi lô hàng xuất khẩu phải tái nhập.
4. Hồ sơ không thu thuế xuất khẩu đối với hàng nhập khẩu phải tái xuất
Theo khoản 6(b) Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC, hồ sơ áp dụng đối với trường hợp không thu thuế xuất khẩu đối với hàng hóa nhập khẩu phải tái xuất theo Điều 34 Nghị định 134/2016/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 18/2021/NĐ-CP.
Thành phần hồ sơ gồm:
4.1. Công văn đề nghị không thu thuế
Doanh nghiệp chuẩn bị công văn đề nghị không thu thuế theo Mẫu số 36/ĐNKTT/NVTHQ tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư 38/2015/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung.
Công văn cần thể hiện rõ nội dung đề nghị và trường hợp hàng hóa nhập khẩu phải tái xuất.
4.2. Hóa đơn theo hình thức tái xuất
Tùy trường hợp, hồ sơ gồm các chứng từ sau:
- Hàng nhập khẩu sau đó xuất khẩu vào khu phi thuế quan: Hóa đơn của người xuất khẩu theo quy định của pháp luật về hóa đơn.
- Hàng nhập khẩu sau đó xuất khẩu ra nước ngoài: Hóa đơn thương mại theo hợp đồng xuất khẩu.
- Hàng nhập khẩu phải tái xuất trả lại chủ hàng nước ngoài: Hóa đơn thương mại theo hợp đồng nhập khẩu, kèm văn bản thỏa thuận trả lại hàng hóa cho phía nước ngoài.
Doanh nghiệp cần xác định đúng hình thức tái xuất để chuẩn bị chứng từ tương ứng.
4.3. Hợp đồng xuất khẩu và hợp đồng ủy thác xuất khẩu
Đối với hàng hóa nhập khẩu sau đó được bán ra nước ngoài hoặc bán vào khu phi thuế quan, hồ sơ gồm:
- Hợp đồng xuất khẩu.
- Hợp đồng ủy thác xuất khẩu nếu hàng hóa được xuất khẩu theo hình thức ủy thác.
Các chứng từ này cần phù hợp với giao dịch tái xuất thực tế.
4.4. Hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng ủy thác và chứng từ thanh toán
Hồ sơ gồm:
- Hợp đồng nhập khẩu đối với trường hợp nhập khẩu hàng hóa.
- Hợp đồng ủy thác nhập khẩu nếu nhập khẩu theo hình thức ủy thác.
- Chứng từ thanh toán hàng hóa nhập khẩu đối với trường hợp đã thanh toán.
Doanh nghiệp cần rà soát tính thống nhất giữa hợp đồng nhập khẩu, hóa đơn và chứng từ thanh toán trước khi thực hiện thủ tục.
4.5. Thông báo không giao được hàng của doanh nghiệp bưu chính hoặc chuyển phát nhanh quốc tế
Theo nội dung được quy định, hồ sơ có văn bản thông báo của doanh nghiệp bưu chính hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế về việc không giao được cho người nhận đối với trường hợp tương ứng.
Doanh nghiệp cần xác định tình huống thực tế trước khi áp dụng yêu cầu chứng từ này.
4.6. Văn bản xác nhận hàng hóa cung ứng cho tàu biển nước ngoài
Đối với trường hợp thuộc quy định, hồ sơ gồm văn bản xác nhận của doanh nghiệp cung ứng tàu biển về:
- Số lượng hàng hóa mua của doanh nghiệp đầu mối nhập khẩu.
- Trị giá hàng hóa đã mua.
- Số lượng và trị giá hàng hóa thực tế cung ứng cho tàu biển nước ngoài.
- Bảng kê chứng từ thanh toán của các hãng tàu biển nước ngoài.
Chứng từ này áp dụng đối với trường hợp tương ứng, không phải thành phần bắt buộc chung cho tất cả hàng nhập khẩu phải tái xuất.
5. Phân biệt hồ sơ giảm thuế và hồ sơ không thu thuế hải quan
Mặc dù cùng liên quan đến xử lý nghĩa vụ thuế xuất nhập khẩu, giảm thuế và không thu thuế là hai trường hợp khác nhau.
| Tiêu chí | Hồ sơ giảm thuế | Hồ sơ không thu thuế |
|---|---|---|
| Nội dung | Đề nghị giảm thuế theo trường hợp đáp ứng điều kiện | Đề nghị không thu thuế theo trường hợp được quy định |
| Trường hợp được đề cập trong bài | Hàng hóa bị tổn thất | Hàng xuất khẩu phải tái nhập hoặc hàng nhập khẩu phải tái xuất |
| Chứng từ trọng tâm | Công văn đề nghị, chứng từ bảo hiểm/bồi thường nếu có, văn bản xác nhận thiệt hại, giấy chứng nhận giám định | Công văn đề nghị, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và tài liệu liên quan đến việc tái nhập hoặc tái xuất |
| Điểm cần lưu ý | Chứng minh nguyên nhân và mức độ tổn thất | Chứng minh giao dịch và trường hợp hàng hóa tái nhập hoặc tái xuất |
Việc xác định đúng thủ tục ngay từ đầu giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng thành phần hồ sơ, tránh nhầm lẫn giữa các loại chứng từ.
6. Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ giảm thuế, không thu thuế hải quan
6.1. Xác định đúng trường hợp áp dụng
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định hàng hóa thuộc trường hợp đề nghị giảm thuế, hàng xuất khẩu phải tái nhập hay hàng nhập khẩu phải tái xuất.
Mỗi trường hợp có thành phần chứng từ riêng nên không nên sử dụng chung một danh sách hồ sơ cho tất cả các tình huống.
6.2. Kiểm tra tính thống nhất của chứng từ
Doanh nghiệp nên rà soát các thông tin quan trọng như:
- Tên hàng, số lượng và trị giá.
- Thông tin trên hợp đồng và hóa đơn.
- Chứng từ thanh toán nếu đã thanh toán.
- Thông tin về việc nhận lại hoặc trả lại hàng hóa.
- Chứng từ chứng minh nguyên nhân và mức độ tổn thất, nếu đề nghị giảm thuế.
Việc đối chiếu giúp phát hiện sớm sai lệch giữa các tài liệu trong bộ hồ sơ.
6.3. Chuẩn bị chứng từ theo từng tình huống thực tế
Một số chứng từ chỉ phát sinh trong những trường hợp nhất định, chẳng hạn thông báo không giao được hàng của đơn vị bưu chính, văn bản thỏa thuận trả lại hàng hóa cho chủ hàng nước ngoài hoặc văn bản xác nhận hàng hóa cung ứng cho tàu biển nước ngoài.
Doanh nghiệp cần xác định chứng từ nào áp dụng cho lô hàng của mình thay vì chuẩn bị toàn bộ danh sách một cách máy móc.
6.4. Kiểm tra mẫu biểu và quy định hiện hành
Doanh nghiệp cần đối chiếu mẫu công văn, căn cứ pháp lý và yêu cầu hồ sơ tại thời điểm làm thủ tục. Nếu có nội dung chưa rõ, nên xác minh với cơ quan hải quan hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn trước khi nộp.
Lưu ý rằng việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ không đồng nghĩa hàng hóa đương nhiên được giảm thuế hoặc không thu thuế. Việc áp dụng còn phụ thuộc vào điều kiện pháp luật đối với trường hợp cụ thể.
7. Dịch vụ hỗ trợ hồ sơ hải quan tại Đông Phương
Việc chuẩn bị hồ sơ giảm thuế, không thu thuế hải quan đòi hỏi doanh nghiệp xác định đúng trường hợp và rà soát kỹ các chứng từ liên quan.
Công ty TNHH Đại lý Hải quan Đông Phương cung cấp dịch vụ khai báo hải quan, hỗ trợ chuẩn bị chứng từ và thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể liên hệ Đông Phương để trao đổi về lô hàng thực tế và nhu cầu hỗ trợ hồ sơ.
- Hotline: 0932.220.339
- Email: tony@dongphuong.vn
- Website: https://dongphuong.vn/
8. Câu hỏi thường gặp về hồ sơ giảm thuế, không thu thuế hải quan
Hồ sơ giảm thuế hải quan gồm những gì?
Theo khoản 5 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC, hồ sơ gồm công văn đề nghị giảm thuế, các chứng từ bảo hiểm và bồi thường nếu có, văn bản xác nhận nguyên nhân thiệt hại, văn bản xác nhận của cơ quan hoặc tổ chức liên quan trong trường hợp tương ứng và giấy chứng nhận giám định về số lượng hàng hóa mất mát hoặc tỷ lệ tổn thất thực tế.
Hồ sơ không thu thuế đối với hàng xuất khẩu phải tái nhập gồm những gì?
Hồ sơ có công văn đề nghị không thu thuế, chứng từ thanh toán nếu đã thanh toán, hợp đồng xuất khẩu và hợp đồng ủy thác nếu có, hóa đơn phù hợp với trường hợp xuất khẩu ban đầu cùng các chứng từ liên quan đến việc nhận lại hàng hóa hoặc không giao được hàng khi thuộc trường hợp quy định.
Hồ sơ không thu thuế đối với hàng nhập khẩu phải tái xuất gồm những gì?
Tùy trường hợp, hồ sơ gồm công văn đề nghị không thu thuế, hóa đơn tương ứng, hợp đồng xuất khẩu hoặc nhập khẩu, hợp đồng ủy thác nếu có, chứng từ thanh toán nếu đã thanh toán và các tài liệu liên quan đến tình huống tái xuất theo quy định.
Thông tư 121/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày nào?
Thông tư 121/2025/TT-BTC được ban hành ngày 18/12/2025 và có hiệu lực từ ngày 01/02/2026. Doanh nghiệp cần tham khảo văn bản này khi xác định quy định về hồ sơ hải quan thuộc phạm vi sửa đổi, bổ sung.
Giảm thuế và không thu thuế có giống nhau không?
Không. Đây là hai trường hợp khác nhau về nội dung và hồ sơ. Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp áp dụng trước khi chuẩn bị chứng từ.
9. Kết luận
Hồ sơ giảm thuế, không thu thuế hải quan được chuẩn bị theo từng trường hợp cụ thể. Hồ sơ giảm thuế tập trung vào công văn đề nghị và chứng từ chứng minh nguyên nhân, mức độ tổn thất; trong khi hồ sơ không thu thuế đối với hàng tái nhập hoặc tái xuất tập trung vào hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và tài liệu liên quan đến giao dịch.
Doanh nghiệp nên đối chiếu thành phần hồ sơ theo quy định hiện hành, kiểm tra tính thống nhất của chứng từ và xác định đúng trường hợp áp dụng trước khi thực hiện thủ tục hải quan.
Để tìm hiểu thêm về hồ sơ và thủ tục hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có thể tham khảo các bài viết liên quan:
